Petermuan 6: Pengertian dan Komunikasi Pertemuan

Pengertian pertemuan

Pertemuan adalah (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk  mendapatkan mufakat melalui musyawarah  untuk pengambilan keputusan.

Menurut beberapa ahli 

1.  Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
2. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) pertemuan merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
3. Menurut Bob Trent, pertemuan merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat bagi semua pihak (perseorangan maupun perusahaan).
4. Wursanto (1987:136) pengertian pertemuan merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

K      Komunikasi dalam pertemuan dan Rapat

         

Didalam pertemuan dan rapat, setiap peserta harus menyadari posisinya dala forum tersebut. Tiap peserta hendaknya :

1. mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab

2. mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan

3. mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosianal

4. Mampu berperan sebagai penyelaras yang seimbang yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

5. Mampu mengendalikan diri dan menghindarkan terjadinya debat serta berbicara bertele-tele.

Setelah rapat berhasil membuiat keputusan atau setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan atau rapat tersebut dpat berjalan dengan sebaik-baiknya.

Teknik Berbicara, membaca dan Mendengarkan

Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Karena berbicara itu sebagai alat untuk mengungkapkan pikiran serta perasaanya, maka berbicara itu akan mudah berjalan lancr apabila tidak ada gangguan teknik, seperti gagap, gugup dan grogi. Sedangkan teknik membaca pada dasasrnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan seseorang yang tulisanya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi teknik berbicara, karena dengan teknik membaca ini diperlukan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Dalam hal ini, kemampuan yang paling rendah efektivitasnya adalah mendengarkan. Karena dengan mnedengarkan ini lebih dari sekedar mendengar kata-kata pembicara, tetapi memerluikan pemahaman perkata kedalam wawasan dan memperhatikan khiasan-khiasan yang munkin membantah atau menegaskan kata-kata pembicara. Dengan mendengar juga kita akan dapat mengetahui maksud serta tujuan dari apa yang dibicarakan tersebut.