Pertemuan 12 : PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

I. PROSES PENYUSUNAN PESAN

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :

1. Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

1. Penentuan tujuan
2. Analisis audiens
3. Penentuan ide pokok
4. Pemilihan saluran dan media

2. Penyusunan Pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :

1. Mengorganisasikan pesan
2. Memformulasikan pesan

3.Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :

1. Menyunting pesan
2. Menulis ulang
3. Memproduksi pesan
4. Mencetak pesan

II. PENENTUAN TUJUAN BISNIS

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1. Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2. Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

III. ANALISIS PENERIMA PESAN

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

A. Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

B. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

E. Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

IV. PENENTUAN IDE POKOK

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

A. Brainstorming

Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

1. Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

2. Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

3. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet

Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

4. Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

5. Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

B. Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

C. Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

V. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi Lisan :

1. Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..
2. Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
3. Anda tidak memerlukan catatan permanan
4. Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
5. Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

Komunikasi Tertulis :

1. Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
2. Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
3. Anda memerlukan catatan permanen.
4. Anda ingin mencapai audiens yang luas.
5. Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan :

1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
2. Telepon, voice mail
3. Radio, televisi, Computer
4. Pita audio dan video
5. Teleconference
6. Video conference

Media pada saluran tertulis :

1.Surat, memo, laporan, proposal

2. Elektronik mail / email
3. Telepon (sms)
4. Computer
5. Faks
6. Telegram
7. Pos biasa dan khusus

SUMBER :

http://ekonomikomiko.blogspot.com/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bisnis.html

Pertemuan 11 : Landasan Pemikiran Komunikasi Bisnis

Landasan Pemikiran Komunikasi Bisnis 

A. Pengertian dan Cakupan 

     Dalam kerangka historisnya, pendidikan bisnis ( bussiness education) mempunyai pengertian yang beragam. Ada yang mengartikannya hanya berhubungan dengan pekerjaan kantor yang dilakukan oleh para karyawan. Ada juga yang mengatakan bahwa bisnis bukan sekedar pekerjaan yang dilakukan di kantor, melainkan juga pelaksanaan fungsi manajemen dan yang berhubungan dengan kantor.

     Oleh karena itu tanpa pengetahuan ekonomi, pendidikan bisnis yang diperoleh kurang lengkap dan kurang sempurna. Pendidikan bisnis, apa pun bentuknya sebenarnya tidak lepas dari tujuan :

1. memberi pelatihan untuk pekerjaan khusus

2. mengembangkan keterampilan

Sejumlah ahli mengatakan bahwa bisnis sudah menjadi masalah global. Mengapa sampai demikian ?

1. Semakin pesatnya kemajuan di bidang saints dan teknologi sehingga s=merangsang terciptanya sistem dan proses produksi yang efisien. Produksi barang sudah melampaui batas kebutuhan dalam negeri sehingga perlu di ekspor.

2. Teknologi telah mempercepat pembangunan sarana dan prasarana transportasi sehingga mobilitas sosial menjadi semakin cepat dan tinggi.

3. Bersamaan dengan itu kemajuan dibidang transformasi informasi (komunikasi) juga berlangsung sangat pesat sehingga informasi tentang keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung pada jarak geografis. Bukan itu saja, kemajuan dibidang komunikasi ( terutama media massa ) telah mempengaruhi pola-pola bisnis antar manusia.

   

   Bisnis adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional, yang mendatangkan keuntungan. Esensi dari kegiatan bisnis adalah suatu kesibukan, seperti tampak juga dari dasar katanya ( to be busy at ). Tentu saja dengan satu catatan bahwa kesibukan itu dimaksudkan untuk mempunyai tujuan-tujuan yang konstruktif bagi kehidupan manusia.

   

   Dengan cara berfikir ( frame thingking ), kita akan berusaha menjelajahi kajian-kajian yang relevan tentang hubungan bisnis dengan komunikasi, antara lain :

1. Kajian tentang kegiatas bisnis dari perspektif komunikasi. Bagaimana sudut pandangan komunikasi menerangkan gejala bisnis. 

2. Kajian tentang kegiatan komunikasi dari perspektif bisnis. Bagaimana sudut pandang bisnis dalam komunikasi bisnis dalam menerangkan kegiatan komunikasi, atau secara sederhana komunikasi sebagai bisnis. 

3. Kajian tentang faktor-faktor eksternal dari keduanya yang turut terlibat dalam proses komunikasi maupun bisnis.

B. Bisnis Dalam Pandangan Komunikasi

   Peluang pasar sebenarnya tidak selalu signifikan dengan penawaran barang dan jasa. artinya barang dan jasa dalam jumlah banyak tidak otomatis menyebabkan pasar menjadi jenuh. Sebaliknya, jumlah barang dan jasa yang sedikit atau langka tidak selalu menyebabkan peluang pasarnya menjadi besar. Mengapa demikian?

1. realitas psikologi ternyata kebutuhan dapat diciptakan. kebutuhan manusia terhadap barang ( individual habit). Dalam konteks ini, peluang pasar dapat dibuat melalui mekanisme komunikasi yang secara berkesinambungan membentuk nilai - nilai, citra (image) dan kebutuhan.

2. peluang pasar sangat ditentukan oleh citra konsumen mengenai barang dan jasa. Jika sebuah produk mampu meyakinkan konsumen bahwa produk itu memiliki kredibilitas, memiliki fungsi, dijamin keaamanannya dan keunggulan-keunggulan lainnya, peluang pasar pun akan terbentuk.

masalahnya hal tersebut sering kali terkendala dengan strategi komunikasi. kegiatan komunikasi yang dimaksud adalah berupa promosi. Kegiatan promosi itu meliputi :

1. kegiatan hubungan antar manusia ( human relation )

2. kegiatan hubungan masyarakat ( public relation )

3. kegiatan advertensi atau iklan 

   

C. Pemasaran dan Komunikasi 

  Pemasaran adalah proses sosial dengan mana individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan menciptakan dan mempertukarkan produk dan nilai dengan individu dan kelompok lainnya. 

   Definisi pemasaran tersebut bertumpu pada konsep pokok kebutuhan, keinginan, dan permintaan terhadap produk atau nilai yang tergantung pada tingkat kepuasan tertentu kemudian menimbulkan transaksi. Perlembagaan atas transaksi menimbulkan pasar.

D. Difusi dan Inovasi

    Latar belakang munculnya gagasan difusi dan inovasi merupakan bagian dari studi tentang efek komunikasi (massa) terutama yang berkaitan dengan masalah pembangunan. Pada masalah yang akan datang masalah difusi dan inovasi masih akan terus mendesak. Bukan saja masyarakat diharapkan dapat menerima dana menyebarluaskan inovasi pembangunan, melainkan juga mampu berpartisipasi secara aktif dalam proses perubahan sosial yang direncanakan ( development). 

      

  Dengan demikian, masalah komunikasi pembangunan bukan hanya bagaimana melakukan transformasi ide dan pesan melalui penyebarluasan informasi. Difusi dan inovasi merupakan problem struktural, artinya penerimaan dan penyebarluasan ide baru tersebut sangat bergantung pada sifat atau karakteristik lapisan masyarakat.

   Inovasi adalah segala sesuatu tentang ide, cara-cara atau pun objek yang di persepsikan oleh seseorang sebagai sesuatu yang baru. Baru bukan semata-mata dalam ukuran waktu sejak ditemukan atau digunakannya inovasi yang dimaksud. Yang terpenting adalah persepsi atau kebaruan yang menentukan reaksinya terhadap hal itu. Inovasi merupakan segala perubahan yang dirasakan sebagai sesuatu yang baru oleh masyarakat yang mengalaminya.

     Suatu inovasi diterima atau tidak diterima oleh masyarakat tergantung dari beberapa atribut, antara lain :

1. Keuntungan - keuntungan relatif 

2.Keserasian. Apakah inovasi itu yang akan di difusikan serasi dengan nilai-nilai, sistem kepercayaan, gagasan yang lebih dulu diperkenlkan ? Apakah serasi dengan kebutuhan, adat istiadat dan karakteristik penting lainnya?
3. Kerumitan. Masyarakat kurang minat pada hal-hal rumit, karena sukar dipahami dan cendrung menjadi beban baru.

4. Dapat dicobakan. Inovasi lebih cepat diterima bila dapat dicobakan lebih dulu dalam ukuran atau skala kecil sebelum orang menerima keseluruhannya.

5. Dapat dilihat. Inovasi akan lebih mudah diterima jika bisa dibuktikan dan dilihat langsung.

    Tahap penerimaan inovasi dapat dikelompokkan kedalan masyarakat penerima inovasi menjadi beberapa tingkatan, antara lain :

1. Innovator : Memiliki sifat dasar menyukai barang baru.

2. Early Adopter : Orang-orang yang memiliki otoritas, baik formal/ personal.

3. Leggards : Lapisan masyarakat yang menerima inovasi paling belakangan.

 E. Umpan Balik

     Umpan balik ( feed back ) pun dapat terbentuk bermacam-macam seperti ( pelaksaan tugas ), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi dan sebagainya. Sebagaimana pesan umpan balik bisa berupa tulisan, lisan, peragaan dsb. Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu :

1. Umpan balik hendaknya jujur. 

    Umpan balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenagkan orang lain, keinginan memberi nasehat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, yang lebih buruk untuk mangambil muka, menjilat dan menyakiti hati orang.  Hal tersebut bukan saja berguna tetapi merusak.

2. Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum dan kabur.

3. Umpan balik hendaknya mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa - apa. Sebaliknya, adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan dongkol.

4. Umpan balik hendaklah tidak bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah judgment bukan evaluasi. 

5. Umpan balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul jelas. 

6. Umpan balik hendaknya bersifat oriented dan bukan person oriented. yang di utamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.

7. Umpan balik hendaknya memerhatikan timming, tidak ada patokan tentang waktu.

    Umpan balik di dalam manajemen atau dalam dunia manajemen ini merupakan hala yang sangat penting dan berarti, karena :

1. Dapat menolong baik organisasi maupun perorangan kalau dilakukan dengan baik.

2. Bawahan tidak perlu ditakut-takuti. Sebaliknya, mereka harus merasa aman, bertanggung jawab dan berkonsentrasi dan bahwa masing - masing bawahan bermakna pada tugasnya.

3. Bawahan hendaknya tahu dengan jelas apa yang diharapkan dari pada pimpinan.

4. Bawahan hendaknya diberi kesempatan untuk mengenal kekurangannya dan dengan sendirinya bawahan tersebut siberikan kesempatan untuk memperbaiki kekurangannya.

5. Disamping mengenal dan memperbaiki kekurangan-kekurangan itu bawahan hendaknya diberi kesempatan atau umpan balik untuk mengetahui segi-segi kekuatannya untuk dikembangkan.

F. Bentuk-bentuk Umpan Balik

1. External feedback : umpan balik yang diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.

2. Internal feedack : umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan tetapi pesan itu datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendiri.

3. Direct feedback atau Immediate feedback : umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan meggerakkan salah satu anggota badannya.

4. Indirect feedback atau delaiged feedback : dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. hal ini membutuhkan waktu.

5. Inferential feedback : umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri oleh komunikator meskipun secara tidak langsung tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

6. Zero feedback : komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tsb tidak dipahami oleh komunikator.

7. Neutral feedback : informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan denga pesan yang disampaikan semula.

8. Positive feedback : pesan yang disampaikan komunikator kepada komunikan mendapat tanggapan positif.

9. Negative feedback : komunikasi yang disimpulkan oleh komunikator mendapat tantangan dari komunikan.